Внутренняя опись документов

Необходимость составления внутренней описи документов определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизвод­ству.

Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации — договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации.

Составление внутренней описи

Внутренняя опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета. Поэтому составление внутренней описи дел — чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Необходимость составления внутренней описи документов определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизвод­ству.

Включение внутренней описи в дела

Согласно требованиям указанных нормативных актов, дело должно передаваться на хранение в архив и, соответственно, иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения (пример: личные дела уволенных работников, хранятся 50 или 75 лет). Согласно требованиям архивного законодательства при передаче личных дел в архив внутренняя опись обязательна. Также внутренняя опись необходима, если заголовки не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись документов личного дела включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи документов отражается включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Когда актуально составление внутренней описи:

  • при передаче документов конкурсному управляющему или ликвидатору;
  • при передаче документов внутри компании правопреемнику;
  • при сдаче документов по личному составу в архив (для тех документов, для которых это требуется);
  • при сдаче документов на хранение в собственный архив или на депозитарное хранение;
  • при создании электронного архива документов.

Другие документы

При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись документов составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.

Услуги от профессионалов

Наша компания специализируется на данном виде услуг и имеет большой опыт в этом направлении. Мы можем предложить Вам воспользоваться услугами лучших наших сотрудников. По всем вопросам, обращайтесь к нам по телефону или по почте. Наши специалисты с удовольствием ответят Вам.