Все документы имеют свои сроки хранения. После истечения сроков хранения документы следует уничтожать.
Выделение документов к уничтожению — главная задача архивариуса
Если сделать выжимку из определений, которые дают различные архивные словари, получается, что выделение документов к уничтожению – это выявление во время проведения экспертизы ценности документов с истекшими сроками хранения для их последующего уничтожения.
Экспертиза ценности необходима для выделения документов к уничтожению
Экспертиза ценности документов предполагает обширное обследование архива, включающее сдачу документов на государственное или ведомственное хранение, составление архивных описей, передачу дел на внеофисное хранение для освобождения помещений архива.
Это делает специально созданная экспертная комиссия
После проведения экспертизы составляются соответствующие протоколы и акты о выделении документов к уничтожению. Так же следует решить, каким способом документы, выделенные к уничтожению, будут утилизированы.
Шредирование — основной способ уничтожения документов
Шредер – это машина для измельчения документов. Выгода шредирования в том, что, во-первых, это довольно дешево, а во-вторых, экологично. После шредирования бумага проходит повторную переработку и вновь идет в производство.
Последним этапом является вывоз документов для утилизации
После этого составляется акт о выделении документов к уничтожению, и примерно на год руководитель компании может забыть об этой проблеме. А через год очередная порция выделенных к уничтожению документов последует под ножи промышленных шредеров.
Итак, выделение документов к уничтожению включает в себя:
- отбор на основании нормативных актов документов с истекшими сроками хранения (экспертиза ценности документов);
- составление акта о выделении документов к уничтожению;
- вывоз документов из офиса и шредирование.
По всем вопросам по отбору документов на уничтожение звоните по телефону +7 (495) 233-73-92
