При осуществлении документооборота в организации нередко создаются многочисленные копии документов. Такие копии в соответствии с действующим законодательством (в частности, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») носят название дублетных документов. Их использование позволяет распространить информацию среди широкого круга лиц, обеспечить документами, необходимыми для работы, сотрудников организации, разослать копии по почте, решить другие задачи.
Учет наличия дублетных документов
Наличие дублетных документов в обязательном порядке должно учитываться при систематизации деловых бумаг в делах для передачи последних на архивное хранение.
Отраслевое законодательство и дублетные экземпляры документов
Действующее отраслевое законодательство устанавливает обязательность выявления дублетных экземпляров документов перед тем, как бумаги будут помещены в дела. В соответствии с правилами документооборота в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также делах по личному составу должны храниться только подлинники документов. Именно поэтому так актуальна услуга выявления дублетных экземпляров документов, которую всем заинтересованным лицам профессионально оказывает компания «Архив Гарант».
Наш подход к выявлению дублетных экземпляров документов
Специалисты нашей компании комплексно подходят к своей работе и рассматривают выявление дублетных экземпляров документов как одно из мероприятий, выполняемых при подготовке деловых бумаг к архивному хранению. В рамках такой подготовки мы осуществляем экспертизу ценности документов и с максимальной внимательностью выполняем полистный просмотр формируемых дел. При выявлении дублетных экземпляров документов они изымаются.
Деятельность на рынке архивных услуг
Наша компания осуществляет свою деятельность на рынке архивных услуг с 2006 года.
За прошедшее время мы приобрели колоссальный опыт работы, и в настоящее время можем гарантировать каждому своему клиенту безупречное качество систематизации документов (в том числе — выявления дублетных экземпляров документов). Большое значение имеют глубокие познания, которыми обладают специалисты нашей компании. Речь идёт о познаниях не только в архивной, но и в смежных сферах — а значит, обращаясь к нам, вы можете рассчитывать на высочайший профессионализм в архивной обработке документов.
Работа по выявлению дублетных экземпляров
Итак, вам необходимо выполнить выявление дублетных экземпляров документов перед их помещением на архивное хранение? Не возлагайте эту обязанность на своих сотрудников: они будут вынуждены приостановить свою основную работу, эффективность деятельности вашего предприятия упадёт, при этом высокое качество выявления дублетных экземпляров документов вряд ли будет обеспечено. Обратитесь в компанию «Архив Гарант»: мы выполним мероприятие, о котором шла речь, профессионально, быстро и, что не менее важно, недорого.
