Санкционированное изъятие бухгалтерской документации – процедура неприятная. Самое опасное в ней – ее внезапность. Однако благодаря грамотной подготовке даже в случае выемки важных бумаг вы избежите неприятных последствий для бизнеса и репутации фирмы.
Основания и порядок выемки документов
Правом на изъятие документации обладают налоговые и правоохранительные органы. Рассмотрим основания для выемки в том и другом случае.
Выемка бухгалтерских документов налоговыми органами осуществляется в случае непредоставления затребованных бумаг в течение 5 дней после выездной налоговой проверки. Для налоговой инспекции это сигнал о том, что руководство предприятия собирается скрыть или подменить эти документы, внести в них изменения или вообще уничтожить.
Перед производством выемки уполномоченный сотрудник предлагает выдать документы по доброй воле. Если на это предложение последует отказ, выемка производится принудительно, при обязательном присутствии руководства организации и понятых.
Общее правило: налоговые органы вправе изымать только копии документов. Исключение делается лишь при наличии веских подозрений насчет планируемого сокрытия, изменения или уничтожения подлинников. При изъятии подлинников с них также снимают копии, которые передаются руководству предприятия.
Кроме того, выемка документов может производиться в ходе оперативно-розыскных мероприятий. Такое бывает при возбуждении уголовного дела или наличии признаков, свидетельствующих о подготовке либо совершении противоправного деяния. Также основанием для принятия соответствующего решения могут стать события или действия, которые создают угрозу безопасности государства.
Как подготовиться к выемке документов?
Даже если вы неукоснительно соблюдаете дух и букву закона, от различных недоразумений, к сожалению, не застрахован никто. Поэтому разумным будет заранее подготовиться к возможным неожиданностям.
Начнем с копирования. Намного проще сразу делать копии с бухгалтерских документов, чем в спешке копировать бумаги, рискуя упустить что-нибудь важное.
Кроме того, рекомендуем внедрить на предприятии систему электронного архива. Благодаря оцифровке бухгалтерских данных вы легко выведете на печать или отправите по электронной почте любой документ, где бы ни находился его бумажный оригинал. Еще один плюс – из базы электронного архива сможет получать необходимые сведения не только ваша компания, но и налоговые и правоохранительные органы.
