По законодательству РФ выверка документов в организациях должна проводиться минимум 1 раз в 5 лет. И это плановые мероприятия, а есть еще и внеплановые выверки. Например, при переезде юридического лица в другое здание или другой населенный пункт, реорганизации фирмы, возникновении чрезвычайных ситуаций. Также распространенные причины — судебные споры и проверки со стороны соответствующих служб. Наличие документа в архиве — это, конечно же, хорошо. Но важно, чтобы информация в нем на 100% соответствовала действительности. Чтобы добиться максимального результата в этом вопросе и заказывается выверка.
Выверка решает следующие задачи:
- проверка на соответствие дел по номерам, частям, группам;
- доказательство или опровержение факта разницы в балансе компании за определенный период;
- поиск ошибок, допущенных человеком, или искаженных данных в бумагах;
- более тщательная подготовка к налоговой проверке и пр.
После точного определения недочетов в документации она отправляется на доработку в тот отдел, который несет ответственность за корректное заполнение бумаг.
По какой схеме проводится выверка документов
В большинстве случаев выверка документов в организациях — это комплексная процедура, которая состоит минимум из 4 обязательных этапов:
- Сверка описей.
- Определение соответствия содержания документа той информации, которая указана на титульной странице.
- Проверка таких данных, как том, дело, страницы (как количество, так и нумерация).
- Выяснение физического состояния документации.
Результат исследовательской работы — отчет, где отображаются все несоответствия и указываются рекомендации относительно устранения недочетов.
Обращайтесь к нам
При необходимости наши сотрудники дополнительно проведут систематизацию и упорядочение документов. Это касается дел долговременного срока хранения, бумаг, которые должны находиться в архиве до 10 лет, а также документации, выделенной к уничтожению. Все данные вносятся в специальный реестр. Разумеется, все выше перечисленные услуги платные — их стоимость обсуждается индивидуально. Если вы хотите проконсультироваться, просто позвоните: +7 (495) 233-73-92.
