В процессе ведения деятельности в каждой организации скапливаются документы, которые, впоследствии, требуют обработки для их систематизации и группировки в отдельные дела. Упорядочение дел постоянного хранения представляет собой процедуру, которая включает в себя комплекс работ по включению архивной документации в отдельные дела (единицы хранения), описанию дел и их последующему оформлению, согласно действующим на государственном уровне правилам и требованиям.
Требования к формированию дел:
- документацию временного и постоянного хранения следует оформлять в отдельные дела;
- каждое дело должно быть укомплектовано одним экземпляром документа-оригинала;
- как правило, в каждое дело нужно включать документацию за один календарный (отчетный) год.
Для чего составляется опись
На все дела постоянного хранения, завершенные в делопроизводстве компании и прошедшие экспертизу ценности, в обязательном порядке составляются архивные описи. Данная процедура позволяет обеспечить грамотное и удобное комплектование архива компании. Архивная опись представляет собой отдельный архивный справочник, в котором содержатся систематизированные перечни дел архивного фонда компании. Благодаря составлению описей организация с легкостью может вести учет дел постоянного хранения и, при необходимости, оперативно раскрыть их содержание. Если компания имеет филиалы или структурные подразделения, то описи составляются каждой структурной единицей. Эти документы выступают базой для оформления сводной описи дел компании, по которой, впоследствии, компания сдает дела в архив на постоянное хранение.
Этапы формирования:
- группировка документации по номенклатуре дел;
- проведение экспертизы ценности отобранной документации;
- проведение технических работ (систематизация документов с нумерацией каждого листа, подшивка и составление листа-заверителя);
- составление и оформление описей дел;
- оформление обложек дел.
Если один из этапов выполнен некачественно или вовсе не выполнен — компания может быть оштрафована. Во избежание неприятностей упорядочиванием дел постоянного хранения должны заниматься специалисты!
Обращайтесь к профессионалам
Компания «Архив Гарант» предлагает Вам качественное и оперативное проведение переплетных и архивных работ, что позволит упорядочить дела и обеспечить сохранность каждого документа Вашей компании. Безусловно, Вы можете самостоятельно выполнить данную работу. Только в данном случае нет никаких гарантий, что упорядочивание дел постоянного хранения было проведено должным образом. Составление архива документов компании целесообразнее поручить опытным специалистам, которые выполнят весь объем работ оперативно, качественно и конфиденциально.
