Архив является неотъемлемой частью процесса делопроизводства различных компаний и предприятий
Архив является неотъемлемой частью процесса делопроизводства различных компаний и предприятий.
Для эффективной работы хранящиеся в нём документы должны всегда находиться под рукой и в хорошем состоянии. Особенно важно позаботиться об их сохранности, когда требуется вывоз архива.
Это ответственное мероприятие, которое приравнивается к перевозке ценных грузов, могут выполнить только профессионалы своего дела. Компания «Архив-Гарант» имеет огромный успешный опыт перевозки архивов. Поэтому все этапы этого сложного процесса будут выполнены на отлично, и вам не придётся переживать о целостности архива и документов, находящихся в нём.
Специалисты нашей компании смогут вывезти архив профессионально и быстро. Сначала будет выполнено резервное копирование документов на съёмные носители. Наиболее ценные документы, в число которых входят учредительные документы, потребуется заверить у нотариуса и поместить в надёжное место, например, в банковскую ячейку.
Для сохранности архива во время его перевозки составляется перечень перевозимых документов. По этому документу будут приняты впоследствии все архивные бумаги. Строгая отчётность гарантирует сохранность всего архива.
Все перевозимые документы для того, чтобы их было удобно сортировать и упаковывать, необходимо распределить на несколько категорий. Справиться с такой работой, а затем грамотно упаковать документы могут лишь профессионалы, владеющие главными принципами упаковки документов.
Все документы должны быть распределены по тематике, рассортированы по размеру и сложены аккуратными, но небольшими стопками, так, чтобы их можно было перемещать вручную. Затем документы упаковывают в полиэтиленовые пакеты, не пропускающие влагу. При этом упаковка должна иметь минимальный объём, чтобы сэкономить место, когда будет производиться перевозка архива. Затем документы укладываются в специализированную транспортировочную тару.
Для вывоза архива необходимы картонные коробки соответствующих размеров.
Перед перевозкой архива документы маркируются. На каждую коробку необходимо нанести категорию документа, например, «бухгалтерия», и указать название отдела и год. От этих действий будет зависеть то, насколько быстро будут рассортированы все бумаги, прибывшие на новое место. Также упорядоченность документов исключит вероятность потери наиболее важных из них.
Чтобы вывоз архива не превратился для вашего предприятия в стихийное бедствие, обратитесь в компанию «Архив Гарант». Высококвалифицированные специалисты нашей компании выполнят все необходимые действия быстро и чётко. Только работа профессионалов позволит вам сэкономить время и обеспечит сохранность архива.