АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ
КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ
ПРАВО НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по предоставлению отделом по работе с архивом администрации Коломенского муниципального района (далее — районный архив) муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее — муниципальная услуга) на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) отдела по работе с архивом при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2. Предоставление муниципальной услуги предусматривает выдачу следующих документов:
архивная копия — документ, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;
архивная выписка — документ, составленный на бланке районного архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;
историческая справка — включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника в хронологической последовательности всех реорганизаций;
информационное письмо — как результат отказа в муниципальной услуге либо о приостановке ответа, составлено на бланке районного архива.
1.3. Предоставление муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам (далее — заявители), обращающимся на законных основаниях в районный архив.
Заявителями, имеющими право на взаимодействие с районным архивом при предоставлении муниципальной услуги, являются заявители, обратившиеся лично и (или) направившие индивидуальные и коллективные письменные обращения в районный архив.
1.4. Порядок информирования о муниципальной услуге.
Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
— по телефону;
— по письменным обращениям в районный архив;
— по электронной почте;
— посредством личного обращения в районный архив.
При ответах на телефонные звонки сотрудники районного архива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы районного архива).
При информировании посредством личного обращения сотрудник районного архива обязан принять заявителя в соответствии с графиком работы районного архива.
При информировании по письменным обращениям ответ с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя.
1.5. Сведения о местонахождении предоставления муниципальной услуги.
Сведения о месте нахождения и графике работы районного архива, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации Коломенского муниципального района kolomna-region.ru.
Место нахождения районного архива и его почтовый адрес: 140400, Московская область, г. Коломна, ул. Октябрьской революции, д. 182.
Электронный адрес районного архива: bam@kolomna-region.ru.
Тел./факс районного архива: (496) 618-66-68.
График работы районного архива:
понедельник — пятница: 8.00-17.00 с перерывом на обед с 12.00 до 13.00;
суббота, воскресенье — выходные дни.
В предпраздничные рабочие дни время работы районного архива сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Прием заявителей осуществляется специалистами районного архива в соответствии с графиком приема, размещенным на официальном сайте администрации Коломенского муниципального района. Вывеска с графиком приема размещается при входе в районный архив.
Время приема заявителей:
понедельник, вторник с 8.00 до 15.00 с перерывом на обед с 12.00 до 13.00.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги.
Муниципальная услуга по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
2.2. Наименование органа по предоставлению муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляет администрация Коломенского муниципального района в лице районного архива.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
— архивная выписка, архивная копия;
— историческая справка;
— информационное письмо о переадресовании обращения в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения муниципальной услуги;
— результатом отказа в муниципальной услуге является информационное письмо, письмо о приостановке ответа.
Процедура рассмотрения муниципальной услуги завершается путем направления заявителю результата рассмотрения в письменной форме на бланке районного архива, заверенном печатью и подписанном начальником районного архива.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
Обращения заявителей, поступившие в районный архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
Предельный срок от приема до получения результата — 30 дней, в исключительных случаях может быть продлен еще на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
При поступлении в районный архив обращений заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, районный архив в 10-дневный срок запрашивает у автора обращения эти уточнения и дополнительные сведения.
Обращение, не относящееся к составу хранящихся в районном архиве документов, в течение 5 рабочих дней со дня регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.
Об отказе в исполнении обращения заявитель информируется письменно в течение 5 рабочих дней со дня регистрации.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
— Конституцией Российской Федерации;
— Гражданским кодексом Российской Федерации;
— Земельным кодексом Российской Федерации;
— Жилищным кодексом Российской Федерации;
— Федеральным законом от 29.12.2004 N 189-ФЗ «О введении в действие Жилищного кодекса Российской Федерации»;
— Федеральным законом от 21.07.1997 N 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»;
— Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
— Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
— Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
— Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных организаций и органов местного самоуправления»;
— Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
— постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»;
— пунктами 5.7, 5.14 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;
— Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области»;
— Уставом муниципального образования «Коломенский муниципальный район».
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги являются:
— заявление, паспорт — для физических лиц;
— доверенность, паспорт, заявление — для доверенных лиц;
— запрос на фирменном бланке — для юридических лиц.
В обращении необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
— сведения о заявителе, в том числе:
фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
— изложение существа обращения (сведения, необходимые для исполнения обращения);
— личную подпись и дату.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.
Заявления подаются по формам, указанным в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является неполный состав документов, указанных в пункте 2.6.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
— если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
— обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;
— если текст письменного обращения не поддается прочтению, услуга не предоставляется и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
— от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения обращения;
— характер и объемы заданий выходят за рамки должностных обязанностей специалистов районного архива (научная интерпретация событий, проведение социологического анализа или иных научных изысканий) или не связаны с непосредственно исполняемыми функциями органов местного самоуправления и организаций;
— запрашиваемая информация не относится к содержанию фондов районного архива.
Основаниями для приостановления рассмотрения обращения могут быть недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае специалист районного архива направляет просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения обращения принимается специалистом районного архива в течение 5 рабочих дней со дня его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения обращения.
2.9. Размер платы, взимаемой при предоставлении муниципальной услуги.
Муниципальная услуга по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставляется на бесплатной основе.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения о предоставлении муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, не должен превышать 20 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Поступившие в районный архив письменные обращения заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.
Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
2.12. Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга.
Помещение для предоставления муниципальной услуги снабжено соответствующей табличкой с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги.
Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оснащено телефоном.
Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано:
— средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой); охранно-пожарной сигнализацией, системой кондиционирования воздуха.
Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютером (1 компьютер на каждого специалиста) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
Ответственному за предоставление муниципальной услуги выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
— соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и условий ожидания приема;
— своевременное, полное информирование о муниципальной услуге посредством форм информирования, предусмотренных административным регламентом;
— обоснованность отказов в предоставлении муниципальной услуги;
— отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) специалистов, предоставляющих муниципальную услугу;
— соответствие должностных инструкций ответственных специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков.
2.14. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.
Предоставление муниципальной услуги в электронной форме обеспечивает возможность:
— подачи обращения в электронном виде;
— получения заявителем сведений о ходе выполнения обращения;
— ознакомления заявителя с порядком предоставления муниципальной услуги на сайте администрации Коломенского муниципального района kolomna-region.ru (в том числе с формами и образцами документов);
— консультирование заявителя.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку выполнения
3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры районного архива:
— регистрация обращения;
— поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращения;
— оформление архивных выписок и архивных копий, исторических справок;
— отправка архивных выписок и архивных копий, исторических справок.
Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги приводится в приложении N 2 к настоящему административному регламенту.
3.2. Регистрация обращений.
Поступившие в районный архив письменные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, регистрируются в день поступления в установленном порядке.
Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Специалисты районного архива осуществляют анализ тематики поступивших обращений заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в районном архиве научно-справочного аппарата.
3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращений.
Сотрудник районного архива при поступлении обращения с помощью имеющегося научно-справочного аппарата определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.
В соответствии с архивными шифрами поднимает из архивохранилища необходимые для исполнения обращения архивные документы и приступает к исполнению обращения.
По окончании исполнения обращения все полученные архивные дела размещаются в архивохранилище на свои места хранения.
Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.
3.2. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий исторических справок и информационных писем.
Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа «Архивная выписка».
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.п. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника районного архива и печатью.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью специалиста районного архива и печатью.
В исторической справке указываются:
— дата создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные правовые акты или распорядительные документы;
— название организации-правопреемника;
— задачи и функции организации и их изменения;
— масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
— место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и других сферах жизни;
— изменения в названии и подчиненности организации, структура организации и ее изменения.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется информационное письмо как отрицательный ответ на бланке районного архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.
Архивные выписки и архивные копии, информационные письма, историческая справка оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).
Результатом административного действия являются подготовленные и соответствующим образом оформленные архивная выписка, архивная копия, историческая справка, информационное письмо. Срок оформления архивной выписки, архивной копии, исторической справки, информационного письма не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.
3.3. Отправка архивных выписок, архивных копий, исторических справок и информационных писем.
Архивная выписка, архивная копия, историческая справка, информационное письмо как результат отказа или приостановки ответа, предназначенные для направления заявителям, высылаются специалистом районного архива на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично на руки заявителям.
Ответы на письменные обращения заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
Рассмотрение обращения считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.
Результатом административного действия является роспись заявителя (доверенного лица) или отметка в журнале о получении архивной выписки, архивной копии, исторической справки, информационного письма с указанием даты получения или отправления.
4. Формы контроля исполнения административного регламента
4.1. Порядок осуществления текущего контроля исполнения специалистом административного регламента.
Контроль своевременного предоставления услуги осуществляется управляющим делами администрации района.
Обязательному контролю исполнения в районном архиве подлежат поступившие в районный архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:
— письма, обращения и запросы судов, прокуратуры и иных правоохранительных органов;
— жалобы граждан.
Кроме того, все обращения, поступающие в районный архив, ставятся на контроль. Срок исполнения — 30 дней со дня поступления.
Контрольные документы доводятся до исполнителя не позднее чем на следующий рабочий день после регистрации обращения.
Специалисты районного архива несут персональную ответственность за соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.
4.2. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги.
Специалисты районного архива, предоставляющие муниципальную услугу, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
— неправомерный отказ в приеме или исполнении обращения;
— действие (бездействие), ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;
— нарушение срока и порядка регистрации обращения, их рассмотрения;
— принятие заведомо необоснованного незаконного решения;
— предоставление недостоверной информации;
— сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении обращения и документов, связанных с их исполнением.
По фактам нарушений сотрудниками районного архива настоящего административного регламента при исполнении полномочий руководителем администрации Коломенского муниципального района назначается служебная проверка.
При предоставлении отпуска специалисту районного архива он обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его лицу.
При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения специалистом районного архива возложенных на него обязанностей по предоставлению муниципальной услуги управляющий делами администрации района или руководитель администрации Коломенского муниципального района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.
4.3. Требования к порядку и формам контроля предоставления муниципальной услуги.
В администрации района осуществляется контроль соблюдения порядка предоставления услуги, проводится анализ содержания поступивших обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также муниципальных служащих
5.1. Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые специалистом районного архива при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к управляющему делами администрации района или руководителю администрации Коломенского муниципального района.
Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю вышестоящего должностного лица. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
Каждый заявитель имеет право обратиться с жалобой в судебном порядке, если считает, что неправомерными действиями (решениями) специалиста районного архива нарушены его права.
Начальник отдела по работе с архивом
управления делами администрации
Коломенского муниципального района
А.М. Борисов
