«О планировании работы архивных учреждений»
«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации
на 2010 г. и их отчетности за 2009 г.»
26.08.2009 N 2/1632-К
Руководителям федеральных архивных
учреждений и уполномоченных
органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в области архивного дела
Планирование деятельности архивных учреждений Российской Федерации на 2010 г. необходимо произвести с учетом реального ограничения бюджетного финансирования, а также прогнозируемого увеличения числа поступающих запросов социально-правового характера, обусловленного принятием Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный Фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования»» от 24.07.2009 № 213-ФЗ. В связи с этим основными задачами предстоящего года для архивных органов и архивов будут организация и предоставление ими государственных услуг, в первую очередь, связанных с социальной защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивных учреждений всех уровней.
Исходя из этих факторов, с учетом выработанных Советом по архивному делу при Росархиве (июнь 2009 г., г. Новосибирск) рекомендаций об особенностях деятельности в условиях финансово-экономического кризиса, считаем нужным предусмотреть включение в годовые планы следующих приоритетных архивных работ:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
повышение готовности к работе архивов в режиме чрезвычайной ситуации, в том числе актуализацию при необходимости соответствующих инструкций и приказов;
продолжение реализации планов, разработанных во исполнение приказа Росархива от 08.11.2006 № 63 «Об утверждении Плана мероприятий по выполнению приказа Минкультуры России от 10.08.2006 № 384 «О неотложных мерах по повышению безопасности Музейного фонда Российской Федерации и Архивного фонда Российской Федерации» и решения коллегии Минкультуры России от 22.08.2006 «О мерах по улучшению условий учета, хранения и охраны Музейного, Архивного, библиотечных фондов, телерадио- и кинофондов Российской Федерации» (только федеральные архивы);
продолжение работы по выявлению и описанию уникальных документов в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров в соответствии с решением коллегии Росархива от 02.07.2009 «О работе по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации»;
внедрение новой, четвертой, версии ПК «Архивный фонд» в соответствии с разработанными во исполнение решения коллегии Росархива от 12.02.2009 планами и представление в установленном порядке в Росархив информационных массивов БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»;
в сфере комплектования:
организацию внедрения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, и методических рекомендаций по разработке Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (только федеральные комплектующиеся архивы);
продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории субъектов Российской Федерации;
в сфере использования архивных документов:
участие в мероприятиях, включенных в Государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 гг.» и подпрограмму Росархива по ее реализации; а также в Перечень основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 65-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, утвержденный Президентом Российской Федерации 16.01.2009;
оперативную актуализацию архивной информации в соответствии с решениями Комиссии при Президенте Российской Федерации по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России;
информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами (150-летие со дня рождения А.П.Чехова, 100-летие со дня рождения А.Т.Твардовского) и проведением Года России во Франции и Года Франции в России, реализацию планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднований 50-летия полета в космос Ю.А.Гагарина и 200-летия Отечественной войны 1812 г.;
организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом работы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны на 2010 г., планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников;
работу над сборниками документов: «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР в 1900-1963 гг.», т. 4 (1938-1941 гг.), т. 5 (1941-1945 гг.) (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ, РГАНТД); «Повесть пламенных лет Александра Довженко» (РГАЛИ, ГАРФ, РГАКФД); «Голод в СССР. 1929-1934 гг.», т. 2 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА); «Румынские военнопленные в СССР. 1941-1955 гг.» (РГВА, ГАРФ); «Националистическое подполье и его вооруженные силы на Украине. 1939-1956 гг.» (РГАСПИ, ГАРФ, РГАНИ, РГВА), а также над фотоальбомами «Они защищали Россию (к 100-летию Первой мировой войны)» (РГВИА, РГАВМФ) и к 200-летию Отечественной войны 1812 г. (РГАКФД, ГАРФ, РГВИА);
выявление в соответствии со специальными заданиями МИД России документов для подготовки сборников: «Советско-израильские отношения. 1954-1967 гг.»; «Советско-китайские отношения. 1949-1955 гг.»; «Советско-румынские отношения», т. 3. 1945-1947 гг., «Холодная война. 1950-1960-е годы» (только федеральные архивы);
подготовку и проведение историко-документальных выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов (по специальному плану), а также участие в проведении выставок: «Святая Русь» (март-май, Париж) (РГАДА), «Музыка и идеология в Советской России» (октябрь 2010 г.-ноябрь 2011 г., Париж) и к 100-летию со дня рождения А.Т.Твардовского (обе — РГАЛИ); участие в подготовке виртуальных выставок к 65-летию Победы на портале «Архивы России» и «История письма, документа и архивного дела в России» (ч. 3) (только федеральные архивы);
увеличение бюджета рабочего времени на исполнение запросов социально-правового характера за счет его перераспределения с менее приоритетных работ, а также возможного привлечения временно неработающих граждан;
в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:
продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела;
мероприятия по выполнению резолюции межрегиональной научно-практической конференции «Муниципальный архив» (Тобольск, 2008 г.);
участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Санкт-Петербург) ;
организацию и проведение совместной российско-китайской Рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (РГАЭ, РГАСПИ, РГИА ДВ, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края) и совместной российско-монгольской Комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАСПИ), а также участие во встрече директоров федеральных и центральных государственных архивов России, Украины и Белоруссии, встрече российских и армянских архивистов «Архивное дело России и Армении на современном этапе» (только федеральные архивы) ;
участие в работе V Форума научной и творческой интеллигенции стран-участников СНГ (только федеральные архивы) **;
участие в XVII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва)*;
участие в рецензировании «Правил работы архивов организаций»;
создание и развитие архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25.05.2001 № 36 и письмом Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К.
При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов просим предусмотреть:
организацию совещаний-семинаров по работе с уникальными и особо ценными документами (решение коллегии Росархива от 02.07.2009);
рассмотрение информации об итогах отраслевого конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2007-2008 гг.
Напоминаем, что планово-отчетные документы представляются в сроки, определенные приказом Росархива от 12.10.2006 № 59; планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов — к 1 декабря т.г., отчеты о работе в 2009 г. — к 15 января 2010 г.; заявочные карты на разработку научных тем в 2011 г. — в сроки, установленные приказом Росархива от 15.07.2005 № 38.
В связи с особым порядком формирования федерального бюджета на 2010-2012 гг. и прогнозируемым сокращением финансирования ФЦП «Культура России (2006-2011 годы)» в части мероприятий Росархива информация о сроках подачи, рассмотрения и защиты заявок на участие в реализации ее мероприятий будет доведена дополнительно.
В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:
работу по взаимодействию уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подведомственность, подчиненность, штатную численность;
сведения об условиях оплаты труда в государственных архивах субъектов Российской Федерации;
работу с уникальными и особо ценными документами (разработка нормативных и методических документов по ведению региональных реестров, организация внедрения «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах» (М., 2006), проведение анализа состава документов, ранее отнесенных к особо ценным и т.д.);
работу по оцифровке архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) состав документов, используемое оборудование, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ;
количество введенных в БД «Архивный фонд» описаний фондов, описей, единиц хранения, единиц учета, а также сведения о ходе внедрения новой, четвертой, версии ПК «Архивный фонд»;
данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и сведения о полученных грантах по установленной форме (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы).
Вместе с годовыми отчетами за 2009 г. необходимо представить:
статистические отчеты по формам № 1 (раздельно по государственным и муниципальным (районным/городским) архивам), № 4, № 1-к (на бумажном носителе и в электронном формате);
паспорта государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2010, а также сведения об итогах паспортизации архивов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов по формам, предусмотренным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11.03.1997 № 11);
анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2010 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 № 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 № 5/2040-Т (только федеральные архивы);
библиографические описания вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий;
до 1 февраля 2010 г. копии массивов данных, накопленных в формате третьей версии БД «Архивный фонд» в государственных и муниципальных архивах; в формате второй версии БД «Фондовый каталог» (данные — все файлы рабочего каталога DBF с расширениями «.dbf» и «.fpt», предварительно заархивированные, передаются на электронных носителях в 2-х экземплярах или по электронной почте в виде приложений к сообщениям) в соответствии с приказом Росархива от 23.10.2000 № 64. При этом обращаем внимание, что архивные учреждения, перешедшие в полном объеме на ведение четвертой версии ПК «Архивный фонд», копии информационных массивов в Росархив не представляют до того момента, пока не будут разработаны и внедрены новые версии программных комплексов «Фондовый каталог» (третья версия) и «Центральный фондовый каталог» (вторая версия).
Кроме того, просим направить до 1 марта 2010 г. информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2009 г., с разбивкой по статьям экономической классификации.
Напоминаем, что федеральные архивы в соответствии с приказом Росархива от 05.10.2007 № 44 должны представить к 1 февраля 2010 г. годовой и итоговый отчеты о реализации мероприятий ведомственной целевой программы «Укрепление пожарной безопасности федеральных государственных архивов (2007-2009 гг.)».
Руководитель Федерального архивного агентства В.П. Козлов