Приказ Министра физической культуры и спорта МО № 22-68-П

Об архивном деле Министерства физической культуры и спорта Московской области

МИНИСТР ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 18 апреля 2016 г. N 22-68-П

ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ МИНИСТЕРСТВА ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов, образующихся в деятельности Министерства физической культуры и спорта Московской области (далее — Министерство), а также для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение архивных документов, образующихся в деятельности Министерства, в Главное архивное управление Московской области приказываю:

1. Утвердить:

1.1. Положение об архиве Министерства физической культуры и спорта Московской области.

1.2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства физической культуры и спорта Московской области.

1.3. Состав постоянно действующей экспертной комиссии Министерства физической культуры и спорта Московской области.

2. Признать утратившими силу:

приказ министра физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области от 04.07.2014 N 21-250-П «Об утверждении Положения об экспертной комиссии Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области и Положения об архиве Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области»;

приказ министра физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области от 13.04.2015 N 21-72-П «Об экспертной комиссии Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области».

3. Организационному управлению Министерства разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. министра

А.А. Сазанович

Утверждено

приказом министра

физической культуры и спорта

Московской области

от 18 апреля 2016 г. N 22-68-П

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства физической культуры и спорта Московской области (далее — Министерство), имеющие историческое, культурное и социальное значение, входят в состав Архивного фонда Московской области, являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Московской области «Центральный государственный архив Московской области» (далее — ЦГАМО).

До передачи на хранение в ЦГАМО эти документы временно, в течение 10 лет хранятся в Министерстве согласно ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Московской области, образующихся в процессе его деятельности. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях Министерство обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в ЦГАМО.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов Министерства на хранение в ЦГАМО, производятся силами и за счет средств Министерства.

За утрату и порчу документов, отнесенных к Архивному фонду Московской области, должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Министерстве для хранения документов Архивного фонда Московской области и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив.

Министерство обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Организация и ведение архива возлагаются на сотрудников Организационного управления.

1.5. Министерство по вопросам архивного дела руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области», постановлениями и распоряжениями Правительства Московской области, Губернатора Московской области, распоряжениями Министерства, приказами министра, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — архивные Правила), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень), методическими рекомендациями Главного архивного управления Московской области, ЦГАМО и настоящим Положением.

1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство Министерства. Контроль за состоянием архивных документов в структурных подразделениях осуществляют сотрудники Организационного управления.

1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет Главное архивное управление Московской области и ЦГАМО.

2. Состав документов архива

В архив Министерства поступают следующие документы:

2.1. Законченные делопроизводством Министерства документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу Министерства.

2.2. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки и т.д.).

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива Министерства являются:

3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 данного Положения.

3.1.2. Учет и обеспечение сохранности документов.

3.1.3. Создание научно-справочного аппарата, раскрывающего состав и содержание документов архива (описи, методические справки и т.д.).

3.1.4. Использование хранящихся в архиве документов.

3.1.5. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Московской области, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и архивными Правилами.

3.1.6. Осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве Министерства, а также архивного дела.

3.2. Ответственный за архив Министерства в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:

3.2.1. Принимает через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и обеспечивает хранение архивных документов структурных подразделений Министерства постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЦГАМО графики представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) Главного архивного управления Московской области и передачи документов Министерства на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу Министерства на рассмотрение экспертной комиссии Министерства (далее — ЭК) и ЭПК Главного архивного управления Московской области.

3.2.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архивном фонде документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ЦГАМО.

3.2.5. Организует использование документов, хранящихся в архиве:

— в установленном порядке выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы;

— исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

— ведет учет использования документов архива.

3.2.6. Организует проведение экспертизы ценности документов структурных подразделений Министерства, участвует в работе ЭК Министерства.

3.2.7. Составляет сводную номенклатуру дел Министерства, контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях Министерства, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства.

3.2.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации государственных гражданских служащих Министерства по архивному делу.

3.2.9. Ежегодно представляет в ЦГАМО сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ЦГАМО документы Министерства, отнесенные к составу Архивного фонда Московской области.

3.2.11. Представляет начальнику Организационного управления предложения в планы мероприятий по совершенствованию архивного дела в Министерстве.

3.2.12. Контролирует выполнение установленных правил архивной работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

4. Права архива

Ответственный за архив Министерства имеет право:

4.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением возложенных задач, и осуществлению своих функций.

4.2. Участвовать в пределах установленных должностных обязанностей в проведении плановых и целевых проверок по вопросам архивного дела.

4.3. Принимать участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров и других организационных мероприятий Министерства по вопросам архивного дела и документационного обеспечения.

4.4. Контролировать выполнение установленных Правил архивной работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

4.5. Требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

4.6. Запрашивать от структурных подразделений Министерства необходимые для работы архива сведения.

5. Организация работы архива

5.1. Работа архива организуется в соответствии с настоящим Положением, должностной инструкцией, планом работы структурного подразделения и графиками.

5.2. Архив информирует руководство Министерства об итогах работы.

5.3. Архив организует проведение инструктажа структурных подразделений Министерства по вопросам архивного дела.

5.4. Архив проводит проверки организации и состояния хранения документов в делопроизводстве структурных подразделений Министерства.

6. Ответственность

6.1. Лицо, на которое возложены обязанности за ведение архива Министерства, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

6.2. Обязанности и ответственность работника, отвечающего за ведение архива, определяются должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке.

Утверждено

приказом министра

физической культуры и спорта

Московской области

от 18 апреля 2016 г. N 22-68-П

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА

ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) Министерства физической культуры и спорта Московской области (далее — Министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов в Главное архивное управление Московской области, образующихся в процессе деятельности Министерства.

1.2. ЭК является совещательным органом при Министерстве. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения министром. В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу только после их предварительного согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Главного архивного управления Московской области.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень), распоряжениями Министерства, приказами министра, рекомендациями Главного архивного управления Московской области и государственного казенного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» (далее — ЦГАМО) и настоящим Положением.

1.4. Персональный состав ЭК утверждается приказом министра. ЭК возглавляет заместитель министра, ее секретарем является лицо, ответственное за архив Министерства.

В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители ЦГАМО.

2. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ЦГАМО.

3. Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с архивом Министерства работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и на уничтожение.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Министерства, подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение ЭПК Главного архивного управления Московской области, а затем на утверждение министру:

описи дел постоянного хранения управленческой документации;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК в Перечне.

3.3.2. На согласование ЭПК Главного архивного управления Московской области, а затем на утверждение министру:

номенклатуру дел Министерства;

описи дел по личному составу Министерства;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу.

3.3.3. На рассмотрение ЭПК Главного архивного управления Московской области:

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

3.4. Совместно с лицом, ответственным за архив, осуществляет консультации по вопросам работы с архивными документами.

4. Права экспертной комиссии

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам Министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления дел.

4.2. Запрашивать от работников Министерства:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Московской области, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве экспертов представителей ЦГАМО и Главного архивного управления Московской области.

4.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы, подготовленные с нарушением требований, установленных государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

5. Организация работы экспертной комиссии

5.1. ЭК Министерства осуществляет работу в тесном контакте с ЭПК Главного архивного управления Московской области.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие большинство присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты, эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с Главным архивным управлением Московской области).

5.4. Организационное и документационное обеспечение деятельности ЭК осуществляет отдел обеспечения деятельности Министерства, документооборота и работы с обращениями граждан Организационного управления.

Утвержден

приказом министра

физической культуры и спорта

Московской области

от 18 апреля 2016 г. N 22-68-П

СОСТАВ

ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА

ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ