ПРИКАЗ
В целях организации комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а также упорядочения требований, предъявляемых при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, приказываю:
- Утвердить:
Положение об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 1);
Правила работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 2);
Порядок подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3).
- Административному управлению (В.В. Костенко) организовать выполнение требований Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Правил работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
- Заместителям руководителя Росреестра, структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра обеспечить соблюдение требований Порядка подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
- Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росреестра А.В. Коробова.
Руководитель
И.В.ВАСИЛЬЕВ
Приложение N 1
к Приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 25 декабря 2014 г. N П/637
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
- Общие положения
1.1. Документы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют неотъемлемую часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархив), хранятся в Росреестре.
1.2. Росреестр:
обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;
обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росреестра.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росреестра несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Росреестре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Росреестр обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.
1.4. Архив Росреестра (далее — Архив) входит в состав Административного управления Росреестра.
1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Росреестра, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее — ГА РФ) и настоящим Положением.
1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Росреестра (далее — Руководитель) по согласованию с ГА РФ.
1.7. Работы по Архиву ведутся по планам, утверждаемым Руководителем.
1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель Руководителя.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.
- Состав документов Архива
В Архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством Росреестра документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Росреестру.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам Архива.
- Задачи и функции Архива
3.1. Основными задачами Архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;
3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.
3.2. В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;
3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее — ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
3.2.3. составляет и представляет не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Росреестра (далее — ЭК) и ЭПК ГА РФ;
3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;
3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;
3.2.6. организует использование документов:
информирует руководство и работников Росреестра о составе и содержании документов Архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в служебных целях, для работы в помещении Архива;
оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;
в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;
3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЭК;
3.2.8. оказывает методическую помощь Административному управлению в составлении номенклатуры дел Росреестра, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;
3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и службы делопроизводства;
3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.
- Права Архива
Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.
- Ответственность за ведение Архива
5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей несет сотрудник Административного управления, ответственный за архив.
5.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.
Согласовано
Заместитель директора ГА РФ
Е.А.КОЗЛОВА
10 октября 2014 года
Приложение N 2
к Приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 25 декабря 2014 г. N П/637
ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
- Основные положения
1.1. Настоящие Правила регулируют деятельность архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее — Архив) в части обеспечения комплектования Архива, хранения, учета и использования несекретных архивных документов на бумажных носителях, подготовки и передачи дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), уничтожения дел, не подлежащих дальнейшему хранению, а также процедуры приема-передачи дел при смене лица, ответственного за работу Архива.
1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с федеральными законами, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, Положением об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, нормативными правовыми актами Российской Федерации, методическими документами Росархива и ГА РФ.
- Комплектование Архива
2.1. Комплектование Архива — систематическое пополнение Архива документами структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.
2.2. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Росреестра и указанные в разделе 2 Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, по истечении трех лет после завершения их делопроизводством передаются в Архив.
2.3. Прием дел в Архив вместе с двумя экземплярами сдаточной описи на них осуществляется по графику передачи завершенных делопроизводством дел на очередной год, утверждаемому руководителем Росреестра.
2.4. Сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, проверяет правильность оформления дел, а все выявленные при проверке недостатки в оформлении дел устраняются сотрудниками соответствующих структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.
2.5. Прием каждого дела производится сотрудником Административного управления, отвечающим за работу Архива, в присутствии сотрудника структурного подразделения центрального аппарата Росреестра. На обоих экземплярах описи против дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи. Описи подписываются лицом, ответственным за работу Архива, и лицом, передавшим дела.
- Хранение документов в Архиве
3.1. Документы в Архиве должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
3.2. Для хранения документов Архиву выделяются специальные помещения — хранилища, которые должны соответствовать требованиям пожарной безопасности, должны быть гарантированы от затопления, иметь искусственную вентиляцию. В хранилищах должны соблюдаться световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.
3.3. В хранилищах дела размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).
3.4. Все помещения Архива нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы и полки нумеруются сверху вниз, слева направо от входа.
3.5. Стеллажи в хранилищах устанавливают с учетом особенностей помещения: не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
3.6. В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке, в Архиве проводятся проверки наличия и состояния документов не реже одного раза в пять лет.
3.7. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в Архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене лица, ответственного за работу Архива;
при реорганизации или ликвидации Росреестра;
перед передачей дел на постоянное хранение.
3.8. В ходе проверки осуществляются:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в Архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
3.9. Результаты проверки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (Приложение N 1 к настоящим Правилам), акте о неисправимых повреждениях документов (Приложение N 2 к настоящим Правилам).
3.10. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то сотрудниками Архива организуется их розыск. В этих целях:
изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;
организуется розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра;
проверяются дела, стоящие рядом;
изучаются акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел. В случае если розыск документов не дал результатов, на отсутствующие дела и документы составляется акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение N 3 к настоящим Правилам). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями с внесением соответствующих записей в учетные документы.
3.11. Проверка считается завершенной после внесения в учетные документы Архива изменений, выявленных проверкой, и представления необходимых сведений о делах постоянного хранения в ГА РФ для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ.
- Учет документов в Архиве
4.1. Учет документов в Архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам в целях осуществления контроля за их наличием.
4.2. В пределах архивного фонда Архива учетно-классификационной единицей является единица хранения документов на бумажной основе — дело.
4.3. Дело — совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.
4.4. Основными учетными документами являются:
опись дел — для единичного и суммарного учета дел, закрепления порядка систематизации дел, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в опись;
лист фонда (Приложение N 4 к настоящим Правилам) — для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища Архива;
дело фонда — комплекс документов по истории организаций, являющихся источниками комплектования архивного фонда Архива, ведется по каждому источнику архивного фонда;
паспорт Архива — для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5. Вспомогательными учетными документами являются книги учета выдачи (возврата) дел (произвольной формы).
4.6. Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в Архив являются:
описи дел (сдаточные) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
номенклатура дел Росреестра с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (Приложение N 5 к настоящим Правилам);
акт приема-передачи документов, передаваемых структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра в Архив в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
4.7. Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из Архива являются:
акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны;
акт о неисправимых повреждениях документов;
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;
акт приема-передачи документов по истечении сроков хранения;
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
- Справочно-поисковые средства к документам Архива
5.1. К документам Архива создаются справочно-поисковые средства, элементами которых являются описи, указатели (предметные, хронологические), историческая справка к архивному фонду.
5.2. В Архиве составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (сводные — годовые или за несколько лет подряд) (Приложения N 6 и 7 к настоящим Правилам).
5.3. Историческая справка состоит из следующих разделов: история источника комплектования Архива, история фонда, характеристика документов фонда.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в ГА РФ при первой передаче документов фонда; один экземпляр хранится в деле фонда в Архиве.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры, функций источника комплектования Архива и представляется в ГА РФ вместе с каждой законченной описью.
- Использование документов Архива
6.1. Основными формами использования документов Архива являются:
информирование руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра, курирующего Административное управление, о составе и содержании документов Архива;
выдача документов во временное пользование сотрудникам центрального аппарата Росреестра;
рассмотрение запросов социально-правового характера, поступающих от граждан и организаций.
6.2. Оригиналы приказов и распоряжений Росреестра из Архива не выдаются.
6.3. Выдача дел из Архива сотрудникам центрального аппарата Росреестра осуществляется под расписку по требованию, подписанному руководителем структурного подразделения центрального аппарата Росреестра, сдавшего дела в Архив (Приложение N 8 к настоящим Правилам).
6.4. Дела из Архива могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 30 дней, дела с пометкой «Для служебного пользования» — на срок не более одного дня.
6.5. Запрещается во взятых из Архива делах делать поправки в тексте документов и изымать документы из дела.
6.6. Изъятие архивных документов правоохранительными органами из Архива может быть осуществлено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
На место изъятого документа в дело вкладывается карта-заместитель или заверенная копия документа, в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа, послужившего основанием для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату в Архив.
6.7. Состояние дел, возвращаемых в Архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
6.8. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, составляет акт в двух экземплярах, один из которых представляется должностному лицу, по разрешению которого использовалось дело, для привлечения виновных к ответственности, а другой остается в Архиве.
6.9. Архивные справки, копии и выписки выдаются на основании письменного запроса, который должен содержать: наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
6.10. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.
6.11. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов составляются в двух экземплярах. Один экземпляр направляется заявителю по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником Административного управления или его заместителем. Второй экземпляр справки, копии или выписки хранится в делах Архива в соответствии с номенклатурой дел.
6.12. Учет использования дел и документов Архива ведется в книге выдачи (возврата) дел, книге регистрации выданных копий, выписок, справок.
- Передача дел на постоянное хранение
7.1. Передача документов постоянного хранения Росреестра в ГА РФ осуществляется в соответствии с планом-графиком, согласованным с Центральной экспертной комиссией Росреестра (далее — ЦЭК Росреестра), руководителем ГА РФ и утвержденным руководителем Росреестра.
7.2. Документы передаются в ГА РФ по утвержденным ЭПК ГА РФ описям дел, на которых делаются отметки о приеме дел.
7.3. Прием-передача дел на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение N 9 к настоящим Правилам).
7.4. При первой передаче документов в ГА РФ к ним прилагается историческая справка на архивный фонд Росреестра. При последующих передачах документов делается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, составе и состоянии документов и т.п.
7.5. В случае ликвидации Росреестра его документы подлежат передаче в организацию, являющуюся его правопреемником, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
7.6. При ликвидации Росреестра без установления правопреемства документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу сотрудников Росреестра, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в ГА РФ.
- Уничтожение дел, не подлежащих хранению
8.1. На дела временного (свыше 10 лет) срока хранения в Архиве составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 10 к настоящим Правилам).
8.2. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
8.3. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЦЭК Росреестра одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу, утверждаемыми (согласуемыми) ЭПК ГА РФ.
Одобренные ЦЭК Росреестра акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росреестра.
8.4. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, Архив имеет право уничтожать соответствующие архивные дела.
8.5. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
8.6. Материально-техническое обеспечение переработки (утилизации) дел, подлежащих уничтожению, осуществляется Управлением делами по заявкам Административного управления. Погрузка, доставка по месту нахождения специализированной организации для переработки (утилизации) и утилизация дел, подлежащих уничтожению, осуществляются в присутствии и под контролем сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.
- Прием-передача Архива при смене лица,
ответственного за его работу
9.1. Начальник отдела обработки и отправки исходящей корреспонденции и центрального архива Административного управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Росреестра по представлению начальника Административного управления (далее — начальник отдела), является ответственным за выполнение возложенных на Архив задач и функций.
9.2. При смене начальника отдела, ответственного за работу Архива:
издается приказ Росреестра о назначении комиссии в составе не менее трех человек;
комиссия проверяет наличие и состояние архивных документов, учетных документов и справочно-поисковых средств к ним, противопожарного и охранного оборудования, а также условия хранения документов;
прием-передача документов и дел архивного фонда Архива, справочно-поисковых средств к нему, а также помещений Архива, инвентаря и оборудования оформляется актом комиссии.
