В последнее время большинство предприятий в мире стремится перейти от работы с бумажными документами к электронным. По различным данным при переходе к электронным документам рост производительности сотрудника увеличивается в несколько раз, время обработки одного документа уменьшается более чем на 75 процентов, а расходы на оплату площади для хранения документов сокращаются в 80 раз.
Стоимость и преимущества
В то же время стоимость электронных систем хранения данных постоянно уменьшается, а их емкость между тем возрастает. Это подталкивает предприятия к переводу всей документации в электронный вид, то есть к организации электронного архива.
Много пользователей и легкий поиск
Электронный архив — это информационная система многопользовательского доступа к электронным документам. Быстрый и лёгкий поиск и доступ к документам Длительное хранение без потери качества документов. Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления. Выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения.
Решаемые задачи
Основная задача электронного архива организации — оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает.
Работа через сеть
Предположим, что ваша организация территориально распределена по различным филиалам, или имеет несколько офисов, а все документы хранятся централизованно в одном месте. Тогда доступ к электронному архиву может быть реализован через сеть Internet при соблюдении всех правил защиты передачи информации. В этом случае электронный архив окупится уже даже из-за экономии на транспортных расходах.
Таким образом, электронный архив предприятия нужен почти каждой организации, не зависимо от ее размеров.
Что дает электронный архив предприятия?
- Оперативность выполнения сложных, тематических запросов;
- Расширенные возможности поиска по содержанию документов;
- Обеспечение сохранности, вывод из обращения подлинников бумажных документов;
- Возможность быстрого доступа к документам из территориально удаленных подразделений и филиалов, а также для сотрудников в командировке;
- Снижение стоимости хранения, экономия площади, снижение трудозатрат на выполнение запросов и выдачу документов;
- Быстрое увеличение доли документов, изначально создаваемых в электронной форме и поступающих на компьютеры организации по каналам связи.
Эффективность электронного архива
Электронный архив документов — это эффективное решение по систематизации и обеспечению оперативного поиска документов. Во многих компаниях количество документов исчисляется десятками и сотнями тысяч, а на крупных современных предприятиях — несколькими миллионами. Как эффективно управлять этим объемом документов? Организация архива электронных документов это оптимальное решение данной проблемы.
Мы рады предложить вам услуги
По созданию, ведению и организации электронного архива документов, услуги по сканированию документов, услуги по вводу данных. Также мы готовы предоставить собственное оборудование и специально разработанное программное обеспечение для организации электронного архива.
