Знакома ли вам проблема хранения и утилизации огромного количества бумажных документов? Раздражали ли вас заваленные бумагами рабочие столы сотрудников и переполненные полки шкафов, в которых невозможно ничего найти? К счастью, есть спасение от этого кошмара.
Сокращение затрат с помощью сканирования
Чтобы сократить значительные финансовые затраты и увеличить эффективность рабочего процесса многие компании давно перешли к цифровым документам. Все бумажные документы сканируются и размещаются в электронном архиве.
Проще и удобней
Чтобы сделать документооборот проще и удобней для сотрудников, стоит начать внедрение электронного архива. С его помощью сотрудникам будет достаточно сделать несколько движений мышью, чтобы найти необходимые бумаги. Это не только увеличит эффективность рабочего процесса, но и значительно снизит затраты на утилизацию документации.
Внедрение электронного архива будет состоять из следующих шагов:
• Определение структуры будущего архива;
• Подготовка документов: сортировка, удаление скрепок и т.д.;
• Настройка программного обеспечения и оборудования;
• Сканирование документов и ввод данных в систему;
• Размещение программы удалённо или внутри компании.
На что стоит обратить внимание при внедрении
Внедрение электронного архива подразумевает не только техническую интеграцию. Следует уделить внимание подготовке коллектива к предстоящему нововведению.
Организуйте обязательные ознакомительные семинары для будущих пользователей. Чем скорее сотрудники научатся пользоваться системой, тем быстрее вы ощутите положительный эффект.
Что поменяется с внедрением электронного архива?
• Уменьшится количество бумажных копий;
• Образуется порядок на рабочих местах;
• Освободится место. На месте надоевших шкафов вы сможете организовать новые рабочие места;
• Больше ничего не потеряется! Каждый новый документ будет тут же отсканирован и надежно защищен от пролитого на него кофе;
• Не придется тратить средства на конфиденциальное уничтожение ненужных копий документов.
Эффект от внедрения электронного архива
Внедрение электронного архива позволит вам по-новому взглянуть на свой бизнес. Горы документов больше не будут внушать тоску и ужас, и принятие решений будет даваться вам гораздо легче.
Кому поручить внедрение электронного архива
Внедрение электронного архива лучше всего поручить нашим специалистам, они не только позаботятся о ваших документах, но и помогут вам и вашим коллегам разобраться в системе.
