Стремление решить проблему хранения огромного количества информации коммерческих предприятий и государственных структур привело к переходу к электронным архивам.
Что такое корпоративный электронный архив
Корпоративный электронный архив – это надежная проверенная система, которая позволит вам сократить расходы на содержание гигантского бумажного архива. Ваше предприятие начнет функционировать слаженно, без заминок и задержек на поиски документов в бесконечных папках.
Работа с документами
Все документы, пусть даже пятилетней давности, будут аккуратно отсканированы, отсортированы и собраны вместе в единой системе. Вы и ваши сотрудники получите доступ к требуемым в данный момент материалам прямо со своего рабочего места. Созданием корпоративных электронных архивов занимаются специализированные архивные центры, которые производят полный комплекс необходимых работ по быстрому созданию и внедрению архива на вашем предприятии.
Как будет создаваться ваш электронный архив?
- Сканирование документов при помощи промышленных сканеров и их ввод в систему
- Распознавание содержания с помощью специального ПО и создание карточки документа, облегчающего его дальнейший поиск
- Создание высокопроизводительной сети в корпоративных масштабах, позволяющей получить доступ к архиву всем сотрудникам
Устройства хранения информации
Современные устройства хранения информации вмещают в себя многолетние архивы, занимающие целые комнаты, а порой, и этажи. Вы экономите не только пространство, но и кадровые ресурсы. Обычно для ведения архива выделяют целое подразделение, а электронный архив могу обслуживать всего несколько человек.
Корпоративный электронный архив решает проблемы хранения информации:
- Освобождает пространство и сокращает затраты на его содержание;
- Устраняет бумажные завалы на рабочих столах;
- Устраняет риск потери или порчи документа;
- Не имеет временного ограничения, позволяет документам храниться вечно.
Ваши документы будут постоянно под вашим неусыпным контролем.
Содержание корпоративного электронного архива
Содержание корпоративного электронного архива также не потребует дополнительных финансовых затрат –каждый новый документ будет в рабочем порядке обрабатываться и вводиться в систему. Ведением вашего корпоративного архива также может заняться и архивный центр. В этом случае вы просто предоставляете вновь появившиеся документы специалистам из архивного центра, и они сами их обрабатывают и вводят в систему.
