Оцифровка бумажных архивов включает в себя сканирование и каталогизацию документов. Чем более крупной является организация, компания, тем сложнее ее документооборот, тем больше хранится документов в ее архивах и тем, соответственно, привлекательнее выглядят услуги по оцифровке архивов.
.jpg)
Экономия на поиске
- Зачастую для поиска в архиве необходимого документа приходится затрачивать массу времени и усилий. А может возникнуть ситуация, когда один и тот же документ требуется сразу нескольким сотрудникам — в таком случае приходится делать его копию.
- Кроме того, стоит отметить, что частое обращение к бумажным документам рано или поздно приводит к их повреждению, а иногда и «потере», если ошибочно расположить дела в архиве.
- А ведь решить все эти проблемы достаточно просто — необходимо просто обеспечить оцифровку бумажных архивов, использовать в работе автоматизированные информационные системы, которые обеспечат оперативный поиск, а также доступ к электронным копиям документов.
- Оцифровка бумажных архивов обладает множеством преимуществ. И речь идет не только о качественно новых возможностях по предоставлению и использованию документации компании, но и об обеспечении сохранности данной информации.
Выгода от оцифрованных документов:
- уменьшение нагрузки на бумажный архив и участок ксерокопирования;
- возможность высвобождения архивных площадей;
- сокращение расходов на содержание бумажных архивов.
Оцифровка бумажных архивов: этапы
Первый этап. Все работы по оцифровке архивов начинаются с экспертизы документов. В результате анализа документов определяется структура бумажного массива, а также количественные и качественные характеристики документов. На основе результатов экспертизы осуществляется выбор технологии и оцифровки документов, критериев оценки качества, выбор состава оборудования, согласовываются сроки исполнения и бюджет.
Второй этап представляет собой непосредственно сканирование. Оцифровка архивов представляет собой процесс создания графических образов документа с использованием сканеров. Перед тем, как переводить документ в электронный вид, оператор подберет оптимальный режим сканирования, проведет, собственно, сканирование, контролируя при этом качество получаемых изображений на мониторе.
Эффект от внедрения электронного архива
Результатом оцифровки бумажных архивов являются электронные копии документов. Профессиональное оборудование, которое использует наша компания, позволяет сканировать различные документы со скоростью до нескольких тысяч страниц в день — в пакетном режиме. Полученные файлы записываются на флешки, CD, DVD и иные носители.
Итоги оцифровки архива
Сразу после того, как оцифровка архивов завершена, графические образы проходят автоматизированную обработку — разделение по страницам разворотов, обрезку по краям, выравнивание по строкам, удаление шумов, улучшение качества образов и так далее. Параметры для каталогизации отсканированных документов вы сможете задать на свое усмотрение, тем самым обеспечив оптимизацию бизнес процессов со стороны документоведения.
