Автоматизация документооборота

Тратить уйму времени на создание, обработку, систематизацию и другие манипуляции с документами — это непозволительная роскошь для любой компании

Автоматизация документооборота — это комплекс мероприятий и процедур, позволяющих минимизировать временные и ресурсные затраты на обработку документации разного назначения и уровня сложности. В большинстве случаев речь идет о работе с электронным архивом и специальным программным обеспечением (ПО). Чтобы не оставаться позади при столь высоком уровне конкуренции, стоит воспользоваться услугой по автоматизации документооборота.

Это позволит вам:

• объединить все этапы делопроизводства в единый процесс;
• сформировать обширную базу данных с удобной системой поиска информации;
• минимизировать количество бумажной документации в архиве;
• тщательнее контролировать деятельность персонала и взаимодействие с партнерами.

Кроме всего прочего автоматизация документооборота поможет создать эффективную систему трансфера рабочих документов через внутренние и внешние каналы. Лучше всего, если автоматизацией документооборота будут заниматься профессионалы.

Алгоритм автоматизации документооборота:

1. Проведение предпроектного обследования того подразделения предприятия, оборот документов в котором будет автоматизирован.
2. Составление подробного технического задания с использованием аналитических данных, специальных таблиц, блок-схем, другой информации.
3. Согласование с клиентом объема предстоящих работ, сроков, сметы. На этом же этапе формируется список обязательных ресурсов.
4. Установка выбранного программного обеспечения, настройка пользовательских интерфейсов, разделение прав доступа к отдельным элементам системы.

Самый главный этап

Создание электронного архива, его тестирование и запуск в эксплуатацию. При необходимости проводится обучение персонала фирмы, предприятия или организации. Стоимость автоматизации документооборота зависит от типа используемого программного обеспечения, тонкостей его внедрения и последующего сопровождения. Расходы могут увеличиваться из-за плохого состояния бумажного архива, сжатых сроков реализации проекта, обучения сотрудников работе с базой данных. Чем больше глубина автоматизации, тем дороже услуга.