C одним и тем же документом могут работать одновременно разные пользователи
Компания «Архив Гарант» имеет успешный пятилетний опыт работы в такой сфере, как хранение документов вне офиса.
Свою деятельность она осуществляет в соответствии с ныне действующим законодательством Российской Федерации и утвержденными стандартами хранении и обработки архивной документации. Еще один из ориентиров для нашей работы – это передовые технологии.
В связи с этим мы осуществляем услуги по сканированию бумаг и создания электронного архива.
Администрирование электронной системы, например регистрация новых пользователей и определение их степени доступа;
Следует знать, что цифровой архив не может полностью заменить систему электронного оборота документации, они друг друга дополняют. Эти две системы работают аналогично процессу для традиционных бумажных носителей. Основное отличие содержится в том, что система цифрового архива рассматривает структурированное хранение той информации, которую не подлежит изменять.
Организация электронного архива имеет свои отличительные черты. В отличие от документооборота в организации пользователи имеют доступ к архивной информации, но не имеют права на ее изменение. Кроме того все документы остаются в центральном сервере, а пользователи для работы получают только электронные копии. В электронных архивах много внимания уделяется вопросам резервирования и защиты информации.
Создание электронного архива для организаций стало возможно несколько лет назад. Сейчас много организаций выбирают именно этот способ обработки баз данных и документов. Этот способ позволяет значительно экономить на затратах при изготовлении копий документов. Цифровой архив обеспечивает большую оперативность для доступа к нужной информации, чем традиционное хранение документов. Сотрудник может запросить нужную бумагу, не покидая место работы.
Кроме того с подобной информацией легче работать.
Есть и еще одна положительная сторона у электронных архивов, здесь риск потери минимален, потому что пользователь работает только с копией, а оригиналы хранятся на сервере. Существует еще одна возможность, которая не предусматривается архивом на бумажных носителях: с одним и тем же документом могут работать одновременно разные пользователи.