Картонирование и формирование связок дел подлежащих хранению.

Формирование связок дел выступает подготовительным этапом, который предшествует отправке дел на хранение.

Картонирование и формирование связок дел, подлежащих хранению, представляет собой процесс, в рамках которого производится группировка всех исполненных документов организации в отдельные дела согласно номенклатуре дел и систематизации входящих в них документов. Формирование связок дел выступает подготовительным этапом, который предшествует отправке дел на хранение. Данный процесс требует комплексного подхода и предполагает выполнение ряда работ, связанных с описанием дела, нумерацией его страниц, брошюровкой, составлением заверительной надписи.

Правила картонирования и формирования связок дел

Картонирование и формирование связок дел, подлежащих хранению, требует соблюдения следующих правил:

в дело можно помещать исключительно исполненную документацию в строгом соответствии с заголовками согласно номенклатуре дел;
дела временного и постоянного хранения следует группировать отдельно;
допускается картонирование только тех дел, в которые входят документы, собранные за один календарный период (исключение составляют переходящие дела);
в дела нельзя помещать черновики, лишние копии документов и оригиналы, которые подлежат возврату;
объем подшитого дела не может превышать 250 страниц.

Сроки хранения и архивирование документов

Стоит отметить, что сроки хранения дел определяют масштабность необходимых работ по архивированию документов. Поэтому данный процесс разделяют на частичное и полное формирование связок дел, подлежащих хранению.

Полное формирование дел в компании «Архив Гарант» предполагает:

Оформление обложки дела в четком соответствии установленной форме;
нумерацию страниц, включая составление заверительного листа;
составление описи входящих в дело документов;
переплет (картонирование) дела;
при необходимости — внесение требуемых уточнений и редактирование документов, включая реквизиты обложки дела.

Основные нюансы формирования связок дел, подлежащих хранению:

Все документы, вошедшие в дело, нумеруются, за исключением листов внутренней описи и заверительного листа. Это позволяет не только обеспечить сохранность документации, но и определить порядок расположения документов по значимости.

Нумерация страниц

Нумерация страниц производится простым карандашом, причем цифры отмечаются в верхней части листа справа. Крупноформатные листы, а также печатные издания и документация, на которой присутствует собственная нумерация, нумеруются аналогичным способом.

Подшивка дел

Подготовленные документы дела подшиваются в картонную обложку на четыре протокола. При этом в процессе подготовки документов к подшивке из них в обязательном порядке удаляются все крепления (скрепки, металлические булавки и т.д.).

Работа специалистов компании «Архив Гарант»

Картонирование и формирование связок дел, подлежащих хранению — сложный процесс, требующий специфических знаний и колоссального опыта. Доверив данную работу специалистам компании «Архив Гарант», Вы можете не переживать за сохранность документов Вашей компании и результат!