Обработка внутренних документов организации — эффективный инструмент для бизнеса, когда каждый документ в нем обработан
Мало оцифровать и распознать договор, счет или приказ в личном деле — нужно встроить их в информационную систему, сделать частью архива. Для этого и проводится обработка документов: им присваиваются атрибуты, для них составляются аннотации и резюме. То есть все, что поможет быстро найти документ, отнести его к определенному делу, персоналии или источнику.
Для бумажных архивов обработка — это, в первую очередь, отнесение документа к тому или иному делу. И, соответственно, внесение его в номенклатуру и опись. В том числе — в электронные: бумажный архив вполне можно дополнить рабочим местом для сотрудников и базой данных (номенклатурой) в электронном виде для поиска нужной бумаги. Для электронного архива обработка — это прописывание документам атрибутов: признаков, по которым документ относят к одному делу или их группе.
Кроме атрибуции обработка внутренних документов для электронного архива включает и встраивание их в систему поиска. Она может быть тематической, по ограниченному количеству ключевых слов или пословной. Последний вариант — самый удобный: документ можно найти не только по тематической фразе, но и буквально по одному слову.
Наша компания оказывает услуги по обработке внутренних документов для государственных и частных организаций. Мы работаем с электронными архивами: пополняем их, атрибутируем новые документы, проверяем связи каждого документа с ранее размещенные в информационной системе.