Подготовка к сканированию документов

Подготовка к сканированию документов — важный этап в процессе организации электронного документооборота и архива. Прежде чем перевести документы в цифровой вид, необходимо выполнить подготовку самой документации, а также настройку оборудования.

Подготовка к сканированию документов: сортировка

В первую очередь необходимо подготовить сами документы. Сюда входят следующие манипуляции:

  • все папки расшиваются, удаляются скрепки;
  • сортировка по датам, принадлежности к одному делу, другим признакам;
  • документы, принадлежащие к одному делу, сканируются вместе, в один .pdf файл;
  • подготовка пакетов документации к потоковому сканированию.

Заранее подготавливаются все документы, предназначенные для оцифровки. Это позволяет единовременно обработать весь пакет и сэкономить ресурсы.

Подготовка оборудования к сканированию документов

Предварительно необходимо настроить оборудование, выбрав следующие параметры:

  • формат сканирования: .pdf, .tiff, .jpeg (для последующей работы с документами предпочтителен формат .pdf);
  • способ сканирования: поточный или по одному листу;
  • определение места хранения отсканированных документов.

Помимо самого сканера, при оцифровке документов используется специализированное ПО. Оно необходимо для распознавания и присвоения документам маркеров, по которым в будущем можно будет найти необходимый документ. При организации электронного архива используется специализированное программное обеспечение, обеспечивающее простой доступ и быстрый поиск любого архивного дела.

После сканирования выполняется индексация каждого документа по определённым параметрам: имени, дате, наименованию организации, номеру дела и прочим.

Подготовка к сканированию документов в компании «Архив Гарант»

Процесс оцифровки документации значительно упрощается, если им занимаются профессионалы. Специалисты компании «Архив Гарант» имеют многолетний опыт работы с оцифровкой документов и могут грамотно подготовить их к сканированию, учитывая все нюансы и требования.

Профессиональный подход поможет вам:

  • сэкономить время на самостоятельную подготовку документов;
  • оптимизировать рабочие процессы;
  • получить конечный результат в удобном, готовом к использованию виде;
  • получить гарантию конфиденциальности и качественно выполненной работы.

В нашем распоряжении — профессиональное оборудование, которое также способствует ускорению процесса.