Уничтожение архива документов: основные этапы работы
В каждой организации рано или поздно скапливаются ненужные бумаги, срок хранения которых подошел к концу. Несмотря на то, что эти документы уже не нужны фирме, они могут содержать элементы коммерческой тайны. Такие бумаги нельзя просто выбросить в мусорное ведро. Уничтожение архива — это целый комплекс мер, которые обеспечивают полную ликвидацию ненужных бумаг. После процедуры документы уже не подлежат восстановлению.
Уничтожение архива документов — это процедура, которая проходит в несколько этапов:
Акт о ликвидации нужен для подтверждения того, что бумаги полностью уничтожены и не подлежат восстановлению.
Архив документов ликвидируется в специализированной организации, которая занимается такими видами работ. Документы пропускают через промышленный шредер. После того, как бумаги были пропущены через шредер, восстановить их уже невозможно.
В этом процессе важен каждый этап. Важно не только выбрать нужные бумаги из архива, но и транспортировать их в специализированной машине. Спецтехника сразу отправляется на объект для уничтожения документов. Процедура вывоза и уничтожения бумаг должна быть конфиденциальной. На участке при уничтожении документов присутствует клиент (представитель фирмы-заказчика).
Заказывая услугу уничтожения документов, нужно обращать внимание на ряд важных моментов. Например, большое значение имеет наличие у организации, которая ликвидирует бумаги, собственного оборудования и участка. Некоторые фирмы проводят весь процесс на сторонних предприятиях, такое обслуживание нельзя назвать безопасным и конфиденциальным.
В крупных компаниях скапливается большое количество бумаг, которые нужно уничтожить в максимально короткий срок. Работа с большими объемами документов подразумевает участие квалифицированных грузчиков. Привлечение сторонних подрядчиков к погрузке недопустимо.
У нас можно заказать профессиональное уничтожение документов на собственном объекте организации в промышленном шредере. Это полностью конфиденциальная услуга.