Часто закрепляются не только для архивного отдела и службы безопасности, но и для каждого сотрудника в рабочих инструкциях.
Во многих компаниях за время их деятельности накапливается огромное количество документации, часть которой можно уничтожить, однако нельзя это делать просто выкинув документы на помойку, или сжечь их в ближайшей яме. Есть определенные правила по уничтожению документов.
Используются также внутренние правила уничтожения документов, часто применяемые в компаниях с повышенными требованиями к конфиденциальности. К примеру, утечка любой банковской, медицинской или иной информации с высокой степенью ответственности может привести к серьёзным последствиям как для отдельных клиентов, так и для организации в целом.
Таким образом, правила уничтожения документов часто закрепляются не только для архивного отдела и службы безопасности, но и для каждого сотрудника в рабочих инструкциях. Предполагается, что любой документ (будь то черновик, заведомо неверная или повреждённая бумага и т.п.) уничтожается в тот момент, когда становится неактуальным. Это означает, что за пределы отдельно взятого отдела не выходит никакая информация: все бумаги отгружаются в шредированном виде, а электронные носители проходят процедуру глубокого удаления данных.
Обычная практика уничтожения документов — это шредирование. Шредирование может выполняться в два этапа: непосредственно в компании (оперативные документы), так и на промышленном шредере в специализированной фирме по уничтожению и хранению документов (применяется для массы архивных бумаг, потерявших актуальность).
Надёжность первого метода зависит от модели используемого шредера (чем выше степень секретности, тем дороже устройство).Второй метод гарантирует хороший результат из-за объёмов перемешиваемой в устройстве документации и возможностей промышленной обработки.
Тем не менее, для секретных документов этот метод считается недостаточным, и правила уничтожения документов предписывают использовать химические методы уничтожения. Наиболее надёжным же считается сжигание документов в специальных печах (небольшими стопками), но этот метод крайне неэкологичен. Для большинства организаций достаточно промышленного шредирования с последующей отправкой бумажной массы на переработку. Это обеспечивает достаточный уровень секретности большинства материалов и позволяет не нести больших расходов за уничтожение документов.