Правильное составление описей

Составление описей — это последний этап работы кадрового специалиста, готовящего документы на передачу в архив

Составление описей — это последний этап работы кадрового специалиста, готовящего документы на передачу в архив. Данная процедура далеко не случайно достаточно подробно освещается, так как требует ответственного подхода и следования действующим нормативам. Правильное составление описей позволяет оптимизировать работу архива и обеспечить повышение сохранности документов, ответственность за которые несёт как кадровый специалист, так и архивист.

Что такое составление описей

Составление описей — это составление справочников, определяющих содержание документов, их состав, классификацию и другие параметры. Опись представляет собой документ, позволяющий чётко позиционировать каждый документ фонда, учитывать его и содержать весь архив в порядке.

Документ, регулирующий составление описей

Основной документ, регулирующий составление описей является Правила работы архивов, подписанные Росархивом 6 февраля 2002 года. Составление описей даёт возможность быстро находить необходимые документы и является неотъемлемой частью справочно-информационного аппарата архива. Опись даёт возможность систематизировать дела и ускорить работу с ними, а также вести их точный учёт.

Алгоритм составления описей достаточно прост:

1. Чётко определите список документов, который следует учесть при составлении описи.
2. Определите, какая именно схема классификации документов и дел будет использоваться. Как правило, описи составляются в номинальном порядке, хронологическом или структурном. Тем не менее, если характер архива требует другого порядка (обеспечивающего оптимизацию работы с документами, следует использовать именно его).
3. Подготовьте форму описи: это поможет быстро систематизировать документы во время их обработки.
4. Составьте описательные статьи описи, опираясь на заголовки дел.
5. Сделайте итоговую запись по форме.

Документы, необходимые для составления описи

Документы, необходимые для составления описи, обычно есть в каждом архивном отделе и на многих официальных ресурсах для архивистов.

Качество составления описей

Как показывают исторические примеры, именно от качества составления описей зависит сохранность документации в долгосрочной перспективе. Зачастую многие решения архивистов и других ответственных лиц принимаются именно исходя из данных описи (без прямого контакта с документами), то есть любая неучтённая или неправильно учтённая бумага в перспективе нескольких десятилетий просто не существует.