Каждый, кто работает с бумагами, рано или поздно сталкивается с одной и той же проблемой: куда деть документациюУничтожение документов очень серьезный процесс. Как правильно рассортировать бумажную документацию и содержать ее в порядке? Каждый, кто работает с бумагами, рано или поздно сталкивается с одной и той же проблемой: куда деть документацию, которая больше не нужна?
Однако на деле все обстоит гораздо сложнее. Прежде чем приступить к уничтожению документации, вам следует провести тщательную инвентаризацию всех документов. Есть документы, за которые отвечаете только вы и которые однозначно используете только вы, соответственно, и судьбу их решать исключительно вам.
Существует и другая документация, относительно уничтожения которой вы должны проконсультироваться с начальством, а подчас и с нормативными актами, регулирующими обращения с документами и определяющими правила не только хранения различных видов бумаг, но процесс и порядок уничтожения документации.
Особое внимание следует уделить документам, содержащим финансовую или любую другую информацию о компании, которая не должна разглашаться, или представляют собой коммерческую тайну.
Существуют организации для которых уничтожение документации это повседневная работа, Вы можете обратиться к их услугам. Сотрудники подобных организаций могут правильно с юридической точки зрения определить, подлежит ли тот или иной документ уничтожению, составят акт о выделении документов к уничтожению, на основе которого и будет произведена утилизация.
Сотрудники такой компании могут на договорных условиях провести экспертизу содержания вашей документации на предмет выявления какой-либо информации, представляющей общественную или историческую ценность. В результате анализа ваших бумаг эксперты приходят к выводу, какие именно бумаги больше вам не пригодятся. Как правило, компании сами вывозят документы компании на всем транспорте, а уничтожение проводят в присутствии клиента.
Прежде чем приняться за уничтожение документации, непременно проконсультируйтесь со специалистом, так как иногда возникают ситуации, когда Вы можете неверно понять какое-либо законодательное положение.
Напомним, что основными нормативными актами в области уничтожения документацией являются: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 г., а также Федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.), «О бухгалтерском учете» (№ 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.), «Об обществах с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г.).