Подготовка к сканированию документов — важный этап в процессе организации электронного документооборота и архива. Прежде чем перевести документы в цифровой вид, необходимо выполнить подготовку самой документации, а также настройку оборудования. Подготовка к сканированию документов: сортировка В первую очередь необходимо подготовить сами документы. Сюда входят следующие манипуляции: все папки расшиваются, удаляются скрепки; сортировка по датам, принадлежности […]
Система электронного архива документовСистема электронного архива документов — важная составляющая документооборота компании. В современных условиях это более удобное, безопасное, надёжное и экономичное решение, нежели традиционный бумажный архив. Основные функции электронного архива заключаются в следующем: сохранность архивных документов на протяжении всего срока хранения; быстрый доступ ко всем документам сотрудниками из разных подразделений компании; оптимизация рабочих процессов в компании, связанных […]
Оцифровка данных для электронного архиваОцифровка данных – ответственный этап создания электронной базы документации. От качества его выполнения напрямую зависит точность передачи информации, представленной в документах, а также удобство дальнейшего использования цифровых копий. Процесс оцифровки включает в себя ряд последовательных действий и требует применения специально предназначенного для этих целей оборудования и программного обеспечения. Оборудование для оцифровки Для создания цифровых копий […]
Выемка бухгалтерских документовСанкционированное изъятие бухгалтерской документации – процедура неприятная. Самое опасное в ней – ее внезапность. Однако благодаря грамотной подготовке даже в случае выемки важных бумаг вы избежите неприятных последствий для бизнеса и репутации фирмы. Основания и порядок выемки документов Правом на изъятие документации обладают налоговые и правоохранительные органы. Рассмотрим основания для выемки в том и другом […]
Потоковое сканированиеБыстро преобразовать документацию в цифровой вид помогает потоковое сканирование. Это позволяет значительно упростить взаимодействие разных подразделений и отделов компании, оптимизировать рабочие процессы. Специалисты компании «Архив Гарант» на профессиональном уровне выполняют потоковое сканирование документов с последующей обработкой. Для этого процесса нами используется специализированное оборудование — поточные сканеры, способные пропускать до 200 листов за минуту. Потоковое сканирование, […]
Обработка поступающих документовБесконечный поток входящей корреспонденции и необходимость обработки поступающих в организацию документов – это то, с чем приходится сталкиваться каждой компании. Документооборот может быть более или менее интенсивным, отличаться по содержанию, структуре и количеству экземпляров. Неизменной остается потребность в своевременной обработке, сортировке и фильтрации документов. Это важно как с точки зрения делового этикета (на все письма, […]
Разработка регламента по архивуСоздание регламента по архиву, обязательного для исполнения всеми сотрудниками, помогает упорядочить работу с документами и оптимизировать трудовые процессы.
Уничтожение бухгалтерских документовВсе бухгалтерские документы имеют свой срок хранения.
Управление архивом организацииНа любом действующем предприятии независимо от сферы его деятельности, формы собственности и масштаба должна сохранятся вся рабочая, финансовая и налоговая документация. Причина тому – отсутствие свободных площадей, правильных условий и грамотного персонала. Решить эту проблему позволяет управление архивом организации, осуществляемое силами приглашенных специалистов. Доверьте управление архивом специалистам На большинстве крупных, работающих на протяжении долгих лет […]
